Лекция 7. ПРИЁМ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ
И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ МНОГОКВАРТИРНОГО ДОМА

1. Прием технической и иной документации многоквартирного дома.
2. Восстановление технической и иной документации многоквартирного дома.
3. Хранение технической и иной документации многоквартирного дома.

Техническая (и иная) документация, связанная с управлением многоквартирного дома, подтверждает техническое состояние зданий и оборудования, правомерность их эксплуатации.
Приём технической (и иной) документации на многоквартирный дом.
Управляющие организации, товарищества собственников жилья, жилищные кооперативы принимают техническую и иную документацию, связанную с управлением многоквартирного дома, от застройщика или лиц (организаций), ранее осуществляющих управление многоквартирного дома, прием оформляется актом приёма-передачи, который содержит сведения о дате и месте его составления, перечень принимаемых технический и иных документов, технических средств и оборудования, об их состоянии.
Приём технических и иных документов, технических средств и оборудования осуществляется в течение трех рабочих дней со дня возникновения обязательств по управлению многоквартирного дома.
Помимо перечня технических и иных документов, связанных с управлением многоквартирного дома, отражаются возникшие разногласия по качественному или количественному составу технической документации и/или иных документов на многоквартирный дом, технический средств и оборудования, подлежащих передаче.
Акт приёма-передачи составляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны, который подписывается представителями управляющих организаций и проставляется печать.
Копия акта приёма-передачи подлежит направить в орган Государственного жилищного надзора в срок до трех дней с того момента как стороны подписали документ (акт приёма-передачи).
Собственники помещений многоквартирного дома в установленном порядке знакомятся с принятой технической и иной документацией и актом приёма-передачи.
Утраченные технические и иные документы, связанные с управлением многоквартирного дома, подлежат восстановлению и регистрируются по отдельному акту приёма-передачи.
Восстановление технической и иный документации на многоквартирный дом.
Восстановление технической и иный документации на многоквартирный дом, которые необходимы в течение всего срока эксплуатации многоквартирного дома - осуществляются на основании решения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома. В процессе принятия решения собственниками помещений оговаривается размер и порядок финансирования на восстановление утраченной документации.
Последствия утраченной (и не восстановленной) документации:
1. Штрафы от надзорных органов;
2. Проблемы с ремонтом, реконструкцией и согласованием;
3. Повышенные риски аварий и отказа оборудования;
4. Потеря доверия (к управляющей организации) со стороны собственников помещений;
5. Юридическая уязвимость при спорах.
Хранение технической и иной документации многоквартирного дома.
Хранение технической и иной документации возложена на организацию, которая осуществляет управление многоквартирным домом: управляющую компанию, товарищество собственников жилья или жилищный кооператив.
Управляющая компания обязана:
- принять техническую или иную документацию от застройщика или при переходе управления многоквартирным домом;
- вести учёт и систематизировать материалы;
- обновлять техническую или иную документацию после ремонта и переоборудования;
- предоставлять копии собственникам помещений многоквартирного дома и контролирующим органам;
- хранить оригинал в условиях, исключающих повреждения (вода, огонь, грызуны).
Хранение технической и иной документации в товариществах собственников жилья и жилищных кооперативов.
Ответственность за сохранность технической и иной документации несут члены правления многоквартирного дома, которые являются юридическими лицами.
В управляющих организациях техническая документация, как правило, хранится на бумажных носителях и хранятся в папках, шкафах – всё это неудобно при поиске нужного документа. Для обеспечения сохранности архива (и облегчения работникам ЖКХ) используются современные технологии: флешка-накопитель, облачные хранения, ГИС ЖКХ и другие. То есть создается, помимо бумажного архива, ещё и цифровой формат архив, который:
- организовывает быстрый поиск технических и иных документов - по ключевым словам;
- предоставляет удалённый доступ;
- снижает риск утраты технической и иной документации при чрезвычайных обстоятельствах.

Таблица – Хранение технической и иной документации, связанных с управлением многоквартирного дома

Наименование документа Рекомендуемые сроки
хранения документа
ДОКУМЕНТАЦИЯ ДЛИТЕЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ
I. Техническая документация на многоквартирный дом:
1. Технический паспорт МКД в течение срока эксплуатации МКД
2. Электронный паспорт МКД в течение срока эксплуатации МКД
3. Энергетический паспорт МКД (не является обязательным) в течение срока эксплуатации МКД
4. Акт ввода в эксплуатацию МКД, а также результаты инженерных изысканий в течение срока эксплуатации МКД
5. Инструкция по эксплуатации МКД в течение срока эксплуатации МКД
6. Паспорт фасада МКД в течение срока эксплуатации МКД
7. Исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление) в течение срока эксплуатации МКД
8. Паспорт (ИТП) индивидуального теплового пункта в течении срока эксплуатации оборудования
9. Паспорт лифтового хозяйства МКД в течении срока эксплуатации оборудования
10. Паспорт котельного хозяйства (при наличии) в течении срока эксплуатации оборудования
11. Паспорта на механическое, электрическое, санитарно-техническое и иное, обслуживающее более одного помещения в многоквартирном доме, оборудования в течении срока эксплуатации оборудования
12. Паспорта на установленные коллективные (общедомовые) приборы учёта, сведения о проведении их ремонта, замены, поверки в течении срока эксплуатации приборов учёта
II. Иные документы, связанные с управлением многоквартирным домом:
1. Копия кадастрового плана (карты) земельного участка, удостоверенная органом, осуществляющим деятельность по ведению государственного земельного кадастра в течение срока эксплуатации элементов общего имущества
2. Выписка из Единого государственного реестра прав, содержащая сведения о зарегистрированных правах на объекты недвижимости, являющиеся общим имуществом в течение срока эксплуатации элементов общего имущества
3. Копия Градостроительного плана земельного участка, заверенная уполномоченным органом местного самоуправления в течение срока эксплуатации элементов общего имущества
4. Документы, в которых указывают содержание и сферу действия сервитута или иных обременений в течение срока эксплуатации элементов общего имущества
5. Акты приёмки в эксплуатацию отдельных элементов общего имущества МКД в течение срока эксплуатации элементов общего имущества
6. Проектная документация (копия проектной документации) на МКД в течение срока эксплуатации МКД
7. Состав общего имущества многоквартирного дома в течение срока эксплуатации МКД
8. Разрешение на присоединение мощности к сети ресурсоснабжающей организации в течение срока эксплуатации МКД
9. Акты установки и приёмки в эксплуатацию коллективных (общедомовых) приборов учёта в течение срока эксплуатации приборов учёта
ДОКУМЕНТАЦИЯ, ПОДЛЕЖАЩАЯ ЗАМЕНЕ В РЕЗУЛЬТАТЕ ЕЁ АКТУАЛИЗАЦИИ
I. Техническая документация на многоквартирный дом:
1. Санитарный паспорт придомовой территории 5 лет
2. Документы (акты) о приёмке результатов работ по капитальному ремонту и содержанию общего имущества МКД (сметы, описи проведения таких работ) 5 лет
3. Акты освидетельствования работ, конструкций, систем инженерно-технического обеспечения МКД 5 лет
4. Акты технических осмотров, проверки (испытания) состояния:
- инженерных коммуникаций; 3 года
- коллективных (общедомовых) приборов учёта 5 лет
- общих (квартирных) приборов учёта 5 лет
- индивидуальных приборов учёта 5 лет
- механического оборудования 3 года
- электрического оборудования 3 года
- санитарно-технического оборудования 3 года
- конструктивных частей МДК (крыши ограждающих несущих конструкций МКД, объектов, расположенных на земельном участке, и других частей общего имущества) 3 года
- иного, обслуживающего более года одного помещения МКД 3 года
5. Документы (акты) о приёмке результатов работ по текущему ремонту общего имущества многоквартирного дома 5 лет
6. Акты освидетельствования срытых работ 5 лет (по текущему ремонту)
7. Протоколы измерения сопротивления электропроводки 5 лет (после замены)
8. Протоколы измерения шума и вибрации 5 лет (после замены новыми)
9. Журналы осмотров общего имущества многоквартирного дома 3 года
10. Акты проверки готовности к отопительному периоду и выданные паспорта готовности многоквартирного дома к отопительному периоду 3 года
11. Сведения о проведении ремонта, замены, проверки коллективного (общедомового) прибора учёта 3 года
12. Информация об оснащении помещений в многоквартирном доме индивидуальных приборов учёта, квартирных приборов учёта, в том числе информация о каждом установленном приборе учёта (технические характеристики, год установки, факт замены или поверки), дата последней проверки технического состояния контрольного снятия показаний в течение срока эксплуатации каждого прибора учёта
II. Иные документы, связанные с управлением многоквартирного дома:
1. Письменные заявления и журналы заявок жителей, жалобы и предложения по вопросам качества содержания и ремонта общего имущества в многоквартирном доме и предоставления коммунальных услуг 5 лет (после замены новыми)
2. Журнал (книги) учёта заявлений, жалоб и предложений по вопросам качества содержания и ремонта общего имущества в многоквартирном доме и предоставления коммунальных услуг 5 лет (после замены новыми)
3. Копии предписаний контролирующих и надзорных органов 5 лет